Event-driven process chain.

Цель EPC - это планирование и описание потоков работ, нижнего (операционного) уровня, бизнес-процессов. Основные элементы для построения диаграмм выступают события и функции. Бизнес-процессы, в диаграмме EPC, изображаются как последовательности чередующихся событий и функций.

Область применения EPC

Диаграмма EPC является стандартизированной графической диаграммой для моделирования бизнес-процессов, применима для:

• Составления моделей и документирование бизнес процессов как есть (as is)
• Описание возможных усовершенствований существующих бизнес процессов как будет (to be)
• Выявление всех участников процесса
• Выявление всех информационных систем, ресурсов и документов участвующих в процессе

Чтобы лучше получить представление о диаграмме EPC советуем посетить ссылки:

• Введение в EPC

  Ссылка ведет на введение в EPC. Советуем посетить ссылку в первую очередь.

• Элементы и структура построения диаграмм EPC

  Ссылка ведет на описание где представлены самые важные графические элементы диаграммы. Представление элементов и их использование отлично структурированно, Вам будет очень удобно ориентироваться.

• Примеры правил построения EPC диаграмм

  Ссылка ведет на документ где описаны примеры построения диаграмм. P.S. В данном случае нас интересует только информация, представленная в четвертой главе с 86 страницы.

Прочие полезные материалы:

• Ссылка ведет на сборник учебных материалов по методологии ARIS.

1. Диаграмма функции EPC должна начинаться как минимум одним стартовым событием (стартовое событие может следовать за интерфейсом процесса) и завершаться как минимум одним конечным событием (конечное событие может предшествовать интерфейсу процесса).

2. События и функции по ходу выполнения процесса должны чередоваться. Решения о дальнейшем ходе выполнения процесса принимаются функциями.

3. Рекомендуемое количество функций на диаграмме - не более 20. Если количество функций диаграммы значительно превышает 20, то существует вероятность, что неправильно выделены процессы на верхнем уровне и необходимо произвести корректировку модели.

4. События и функции должны содержать строго по одной входящей и одной исходящей связи, отражающей ход выполнения процесса.

5. События и операторы, окружавшие функцию на вышележащей диаграмме (Рис.16 ), должны быть начальными/результирующими событиями и операторами на диаграмме декомпозиции функции (Рис.17 ).

Рисунок 16. Диаграмма процесса, на которой встречается Функция 1	Рисунок 17. Диаграмма декомпозиции Функции 1

6. На диаграмме не должны присутствовать объекты без единой связи.

7. Каждый оператор слияния должен обладать хотя бы двумя входящими связями и только одной исходящей, оператор ветвления - только одной входящей связью и хотя бы двумя исходящими. Операторы не могут обладать одновременно несколькими входящими и исходящими связями.

8. Если оператор обладает входящей связью от элемента "событие", то он должен обладать исходящей связью к элементу "функция" и наоборот.

9. За одиночным событием не должны следовать операторы "OR (ИЛИ)" или "XOR (Исключающее ИЛИ)".

10. Операторы могут объединять или разветвлять только функции или только события. Одновременное объединение/ветвление функции и события невозможно.

11. Оператор, разветвляющий ветки, и оператор, объединяющий эти ветки, должны совпадать. Допускается также ситуация, когда оператор ветвления "И", оператор объединения - "ИЛИ".

Примеры допустимых ситуаций (Рис.18 , Рис.19 , Рис.20 , Рис.21 ):

Рисунок 18	Рисунок 19	Рисунок 20	Рисунок 21

Пример недопустимой ситуации (Рис.22 ).

Специализация ГК Абажур — выполнение разноплановых проектов строительства на основе ЕРС/ЕРСМ контрактов… Но для тех, кто в поиске и еще не знает что такое ЕРС и ЕРСМ, предлагаем сборник материалов, которые, как мы надеемся, послужат подспорьем для наших Партнеров и клиентов при работе с такими сравнительно новыми для отечественной практики инструментами, как ЕРС-, ЕРС(М)-контракты.

Структурирование, заключение и исполнение ЕРС и ЕРС(М) контрактов

ГК Абажур специализируется на выполнении разноплановых проектов строительства на основе ЕРС/ЕРСМ контрактов , а также других строительных контрактов с индивидуальными условиями. , применяет системные решения в строительстве с использованием BIM моделирования, создает проекты зданий, при которых достигается низкая капиталоемкость.

Контракты EPC/EPCM – это наиболее распространенный вид договоров в строительной сфере

При выборе той или иной формы важно помнить, что вид договора подряда может привести к существенному изменению уровня издержек и рисков, которые связаны с возведением больших и крупных сооружений. Уровень затрат на пропорционален рискам, которые принимает на себя заказчик. С уменьшением коммерческих рисков, принятых владельцем, увеличиваются издержки на возведение объекта и его управление. В любом бизнесе это логически подтверждается связкой «риск-вознаграждение».

Принятые генеральным подрядчиком обязательства чаще всего включают в себя предоставление четырех видов услуг:

• Инжиниринг (Engineering) – изыскательные работы, создание проекта, согласование документации;
• Снабжение (Procurement) – выбор, закупка и поставка оборудования и материалов, необходимых для выполнения всех работ;
• Возведение объекта (Construction) – строительство, выполнение сборочных и пусконаладочных работ;
• Управление всеми строительными процессами (Construction Management) .

Контрактная стратегия при реализации крупных строительных проектов

Сокращение сроков строительства часто бывает возможным за счет того, что ЕРС-подрядчик, будучи единственным ответственным перед заказчиком лицом, может осуществлять разработку и выдачу проектной и рабочей документации параллельно с закупками материалов и оборудования, а также выполнением СМР.

Например , ЕРС-подрядчик может не дожидаться разработки и утверждения всей проектной документации для того, чтобы начать контрактование оборудования длительного цикла изготовления.

Эффективное применение параллельного проектирования позволяет в ряде случаев серьезно сократить общие сроки строительства. Это особенно актуально для некоторых газовых проектов, в особенности проектов по переработке/подготовке попутного нефтяного газа, где может быть пик добычи, к моменту которого обязательно нужно построить установку по подготовке газа, в противном случае общая рентабельность проекта серьезно ухудшается. В таких случаях оправдано использование ЕРС-модели реализации проекта, которая, несмотря на более высокую стоимость позволяет завершить строительство в более сжатые сроки.

Каждая контрактная стратегия - «традиционная» модель управления силами заказчика и ЕРС-модель обладает сильными и слабыми своими сторонами. Для сравнения приводим таблицы, систематизирующие негативные и позитивные стороны каждой стратегии.

ЕРС(М)-контракт

ЕРС(М) - структура является контрактным решением, которое, с точки зрения распределения рисков, лежит посередине между моделями мультилот и договора ЕРС. Следует сразу оговориться, что единого и однозначного понимания, что считать ЕРС(М)-контрактом не существует. Под таким договором могут понимать, например, ситуацию, когда EPCM-подрядчик выступаем исключительно как консультант, не заключающий никаких договоров субподряда от своего имени.

Равным образом EPC(M)-контрактом может называться договор генерального подряда полного цикла, но в котором цена определена по принципу «открытой книги» (open book) или «возмещения» (cost + fee, reimbursable)*. Сложность в терминологию привносит также то обстоятельство, что ни одна из ведущих международных организаций (FIDIC, ICC Orgalime) не выпустила проформы договора ЕРС(М).

* На наш взгляд, более правильно называть такие контракты
EPC open book и EPC reimbursable либо cost plus fee соответственно

ЕРС(М) представляет собой английскую аббревиатуру Engineering Procurement Construction Management. При этом корректным переводом данной аббревиатуры на русский язык является «Проектирование, Поставки, Управление Строительством». В ЕРС(М) модели слово management (управление) чаще всего относится именно к строительству в узком смысле слова, т.е. к выполнению строительно-монтажных и иных работ на площадке.

С учетом ранее сделанных оговорок о неопределенности в терминологии:

Под ЕРСМ-контрактом чаще всего понимается такая структура, когда EPC(M)-подрядчик собственными силами или силами дочерней компании осуществляет проектирование, самостоятельно осуществляет контрактование оборудования и материалов, но в части строительно-монтажных работ осуществляет лишь управление, т.е. не нанимает от собственного имени строительно-монтажных подрядчиков, а лишь от имени заказчика управляет нанятыми заказчиком подрядчиками.

Принципиальным отличием договора ЕРС(М) от EPC-контракта является то, что ЕРС-контракт является соглашением о «принятии ответственности и рисков»

Заключая ЕРС-контракт, заказчик в значительной степени перекладывает риски и ответственность на ЕРС-подрядчика , который должен эту ответственность обеспечивать ликвидным имуществом. ЕРС(М)-контракт - это соглашение о профессиональных услугах, заказчик «покупает» компетенции , ответственность ЕРС(М)-подрядчика за сроки и бюджет проекта отсутствует либо ничтожно мала в сравнении со стоимостью проекта и носит, таким образом, исключительно стимулирующий характер.

Возможны различные варианты структурирования цены в ЕРС(М)-контракте, однако она никогда не является твердой. Часто цена представляет собой сочетание повременных ставок (в отношении тех функций, которые ЕРСМ-подрядчик выполняет лично – проектирование, управление закупками, управление строительством) и принципа «открытой книги».

Данный принцип означает, что

• субконтрактование осуществляется прозрачным для заказчика способом и с участием его представителей;
• подрядчик раскрывает структуру собственных накладных расходов, а также размер предполагаемой прибыли и такие накладные расходы/прибыль либо фиксируются в определенной сумме либо добавляются в виде процентной надбавки к стоимости каждого договора поставки.

Как уже отмечалось, ответственность ЕРС(М) – подрядчика сильно ограничена и больше напоминает ответственность инженера-консультанта (который отвечает лишь за недобросовестное или некомпетентное оказание собственных услуг), нежели чем ответственность генерального подрядчика.

Вместе с тем довольно часто в договорах ЕРС(М) встречаются механизмы стимулирования подрядчика с использованием принципов бонуса/малуса (т.н. gain sharing / pain sharing) .

Например , договор может предусматривать, что вводе объекта в эксплуатацию в более ранний срок подрядчик получает дополнительное вознаграждение, при задержке подрядчик, наоборот, лишается части прибыли.

Аналогичным образом может строиться стимулирование в отношении общей : стороны могут установить некий целевой бюджет и если, эффективно управляя строительством, подрядчик добьется экономии, то такая экономия делится между сторонами в согласованной пропорции. Тем не менее, ЕРС(М) – подрядчик при согласовании бонуса/малуса обычно не готов рисковать всем вознаграждением и поэтому данный механизм не дает заказчику полного комфорта в отношении стоимости и сроков строительства, а лишь направлен на создание у подрядчика материальной заинтересованности в успешном реализации проекта.

Одним из преимуществ ЕРСМ-контракта по сравнению с моделью EPC является то немаловажное обстоятельство, что тендер по выбору ЕРСМ-подрядчика может быть подготовлен и проведен существенно быстрее, чем тендер на присуждение договора ЕРС lumpsum. Дело в том, что в первом случае от заказчика требуется меньший уровень определенности в отношении объема работ, границ поставки и рисков; и подрядчику необходимо подготовить лишь ценовое предложение в отношении повременных ставок, накладных расходов и собственной прибыли - от него не требуется подготовки твердого ценового предложения, касающегося общей стоимости проекта.

При тендере по модели ЕРС lumpsum, наоборот, заказчику необходимо подготовить детальным образом проработанные техническое задание и требования (при недостаточном уровне проработки подрядчики могут либо вообще отказаться подавать предложения с твердой ценой либо оценить риски в очень большую величину); равным образом, подрядчику требуется на порядок больше времени для подготовки предложения с твердой ценой, учитывающей все риски.

Современные методы строительства, высококлассные материалы и технологии, функции строительного контроля и генерального подрядчика, промышленные и коммерческие здания, монтаж быстровозводимых конструкций. Строительство объектов любой сложности!

Термины:

EPC-подрядчик - это , выполняющий за твердую цену основной объем работ инвестиционного проекта и принимающий на себя все риски его осуществления с момента проектирования и до момента передачи готового объекта заказчику (включая выполнение гарантийных обязательств), по которым он несет финансовую ответственность перед Заказчиком.

Используется, как правило, в тех проектах, где может с достаточной степенью точности оценить размер своих расходов, а также степень рисков.

ЕРС-контракт предполагает , что основной объем работы ЕРС-подрядчик выполняет собственными силами, поэтому не предусматривается специальное вознаграждение за организацию и управление работами привлекаемых контрагентов нижнего уровня.

ЕРСМ-подрядчик может заключать договоры с субподрядчиками от своего имени или же управлять договорами, заключенными заказчиком с конкретными исполнителями работ.

ЕРСМ-контракт предусматривает и общую стоимость проекта с учетом вознаграждения ЕРСМ-подрядчика, и фиксированный срок сдачи объекта в эксплуатацию, достижение основных технических параметров объекта. Способ (подход) ЕРСМ позволяет управлять именно проектом, а не конкретными работами. Специфические работы выполняют профессионалы. Задача ЕРСМ - оценивать потребные свойства (возможности, профессионализм, ресурсы и пр.) выбираемых подрядчиков/поставщиков, распределять правильно между ними работы и зоны ответственности. Далее - координировать их действия, решать спорные вопросы, планировать общую схему проекта, менять планы в случае критических изменений с минимальными последствиями и далее со всеми остановками.

Мировая практика реализации инвестиционных проектов выделяет ЕРС- и ЕРСМ-контракты как наиболее перспективные стратегии реализации сложных промышленных проектов, на которые приходится около 80% реализуемых проектов.

Более подробно читаем публикацию, подготовленную .

В случае возникновения вопросов или комментариев Вы можете — все они будут с благодарностью рассмотрены.

Всякая вещь есть форма проявления беспредельного разнообразия.

Козьма Прутков

Введение в нотацию eEPC

В настоящее время существует множество различных принципов графического представления бизнес-процессов, именуемых нотациями. Почему их много? Этот вопрос уже десятки лет задает себе каждый, кто сталкивается с необходимостью описать бизнес-процессы. Давайте разберемся с причинами. Их три (на мой взгляд):

• -Разные задачи. Не все нотации одинаково удобны для решения различных задач. Например, нотация может быть удобна для бизнес-процесса верхнего уровня и совсем не удобной для описания рабочего процесса.

Разные разработчики таких нотаций. В разное время разные разработчики пытались придумать новые принципы описания схем. Делали они это из благих побуждений, когда на практике сталкивались с ситуацией, когда используемая ими нотация не может отразить необходимых тонкостей (либо не наглядно). Иногда в процессе эволюции такие нотации стали как бы параллельными, т.е. выглядят по разному, а задачи решают одинаковые.

Стремление выделиться. Это когда по непонятным причинам вдруг появляется новая нотация, не имеющая в себе ничего выдающегося, но, почему-то продвигающаяся ее создателем как совершеннейшее ноу-хау. Такое происходит до сих пор.

Целью данной статьи является не рассмотрение всевозможных нотаций (я сознательно не называю их названий), а остановиться на подробном описании той нотации, которую выбрал я для своих проектов в процессе длительного поиска наиболее оптимального варианта.

Если кому-то интересно узнать, какие еще бывают нотации и для чего они используются, я планирую сделать это в другой статье, которая будет называться «Поговорим о нотациях», но это пока в планах.

Пора начать наше повествование об очень интересной, простой и практичной нотации eEPC (в переводе: расширенное описание событийной цепочки процессов). В ее дословном переводе раскрывается и основное предназначение: описание цепочки бизнес-процессов. Главная «фишка» нотации в ее принципе «событийности», который мы рассмотрим подробно.

Какие преимущества имеет нотация eEPC:

1. Во-первых, это не совсем нотация в чистом виде. Т.е. если в некоторых нотациях существует жесткий набор элементов и правил их использования (иначе все запутается), то принцип eEPC позволяет добавлять собственные элементы. Как это обеспечивается? Конечно, существует определенный «стержень», вокруг которого все строится, т.е. набор четких правил, по которым строится схема и по которым она потом читается. Кроме этого Вы может добавить свой элемент, включить правила его использования в собственный корпоративный стандарт (чтобы исключить самодеятельность, которая может запутать схему и усложнить ее читаемость) и все! Это очень важный момент. Кроме этого, в своем корпоративном стандарте можно задать и любые другие ограничения и правила
2. eEPC содержит элементы логики. Это позволяет строить схемы с условиями, что необходимо для описания деятельности («если договор согласован, то …., иначе …»)
3. Простота элементов позволяет рисовать диаграммы как в программных продуктах, так и любым другим способом, хоть на бумаге, Вы не запутаетесь.
4. eEPC настолько легка в обучении и восприятии, что может использоваться в реальной деятельности, а не только пылиться в шкафу. На обучение правилам потребуется около 2-х часов (при наличии желания обучаемого).

Конечно, как и все в этом мире, она имеет и недостатки. Но рациональное использование сводит их к минимуму. Главный недостаток, на мой взгляд, это тот факт, что если использовать простые инструменты (т.е. программы для рисования схем, а не для моделирования бизнес-процессов), то мы не имеем единой базы данных объектов. Кроме этого, сложно проконтролировать, входы-выходы (надо их именно контролировать, т.е. придумать способ такого контроля, если требуется). Но, с другой стороны, использование инструментов моделирования сложных бизнес-процессов стоит весьма внушительных сумм, а проект с их использованием измеряется в миллионах. А так мы имеем очень экономичный и понятный инструмент. Если говорить точнее, этот недостаток относится именно к рассматриваемому мной способу описания, т.е. с использованием MS Visio или аналогичного ПО. Если Вы будее использовать специализированные системы описания бизнес-процессов, поддерживающие базы данных объектов, то этого недостатка можно избежать. Ну что, пора начать…

Главный "стержень" нотации eEPC

Как я уже упоминал, в дословном переводе аббревиатуры eEPC кроется понятие событийности. Это очень важный момент, на котором и строится весь принцип построения схемы. Итак, есть два ключевых понятие: «Событие» и «Функция». Когда кто-то первый раз попытаетесь нарисовать свой процесс в виде диаграммы eEPC, то часто возникает вопрос, а чем отличается событие от функции? Это надо четко себе уяснить, иначе получится непредсказуемый результат. Так вот: событие - это факт свершения чего-либо, причем не имеющий продолжительности во времени, либо это время стремиться к нулю (или не имеет значения). Причем событие всегда вызывает необходимость исполнения функции, и исполнение функции всегда заканчивается событием Поясню на примере. Звонит телефон. Менеджер взял трубку для телефонного разговора. В данном случае «Звонит телефон» - это событие. Телефонный разговор - это функция. Разговор завершен (повесил трубку) -снова событие. Таким образом, наблюдается событийная цепочка: Звонок - разговор - завершение звонка. А завершении звонка наверняка потребует выполнение новой функции: запись результата звонка и т.д.

Давайте попробуем это нарисовать. Для начала надо выяснить, как отображаются элементы «Событие» и «Функция».

Вот такие два простых элемента составляют основу правил описания бизнес процессов в нотации eEPC. Думаю, надо сказать пару слов об используемых цветах. Если Вы сталкивались с описание процессов в других нотациях, как правило они были черно-белые. И это правильно, явной зависимости содержания от цвета быть не должно, т.к. схема может быть нарисована карандашом на бумаге, распечатана на черно-белом принтере и пр. В данном случае (в нтации eEPC) так исторически сложилось, что элементы имеют определенные цвета. Не сказать, чтобы это было обязательно, но привычка вырабатывается, да и восприятие в электронном виде лучше - сразу видно что есть что. Эти цвета можно рассматривать как рекомендацию. Почему они такие? Точно не уверен, но мне кажется от того, что компания ARIS, когда сделала в своем продукте поддержку нотации eEPC, дала им такие цвета, они и «прижились». Кстати, иногда эту нотацию еще называют «ARIS», «ARIS EPC», что является не совсем верным, т.к. компания ARIS не изобретала эту нотацию, а сделала ее поддержку в своей программе моделирования бизнес-процессов. В общем, рекомендую использовать цвета. Главное, чтобы сама форма элементов не была одинаковой (т.е. отличаться лишь цветом), т.к. в черно-белом варианте это может вызвать путаницу. Существуют и другие правила, которые позволяют придать «стройность» диаграмме eEPC, мы будем о них говорить.

Итак, есть событие, есть функция. Как они связаны?

Мы видим, что событие1 привело к необходимости выполнять некую функцию, которая завершилась событием2. Если применительно к примеру с телефонным звонком, то будет так:

Связку событие - функция - событие принято отображать сверху вниз в одну линию либо слева направо. Направление цепочки указывается связывающими линиями со стрелками. Для того, чтобы схема была более наглядной, нотация предусматривает еще несколько стандартных элементов:

• Должность (исполнитель). Тот, кто выполняет данную функцию
• Информация. Любая информация, используемая для выполнения функции, кроме документальной. Например, телефонный звонок, инструкция по выполнению операции т.п.
• Документ. Элемент «Документ» предназначен для отображения носителей информации (бумажной или электронной). Т.е. представление информации в определенной структуре.
• Программа (приложение). Программное обеспечение, используемое для выполнения функции.

Все остальные элементы являются вспомогательными, и практически не регламентированы требованиями самой eEPC. Однако, нет никаких препятствий для того, чтобы добавить свои собственные элементы. Главное, зафиксировать это во внутреннем стандарте, чтобы было единое понимание, как они выглядят и зачем применяются. Такое расширение не нарушает требований, если не нарушается связка событие-функция-событие, и предназначено лишь для улучшения восприятия информации или адаптации правил описания в какой-либо отраслевой специфике. Я добавил свой набор элементов, о которых расскажу ниже.

Еще требуется выяснить, как рассмотренные элементы должны располагаться. Все эти элементы так или иначе должны быть связаны с функцией. Это общее правило: с событием не связывается ни один элемент, кроме функции. Т.е. все эти элементы должны быть связаны стрелочками с функцией. Что касается стрелок и их направлений: принято считать, что если нет направления передачи информации, то вместо стрелки отображается просто линия. Если информация входит (поступает на вход), то направление стрелки от объекта к функции, если выходит, то наоборот.

Еще пару слов о месте нахождения этих элементов на схеме и можно перерисовать нашу схему, уточнив выполнение функции обработки звонка. Жестких требований по расположению элементов нет, но принято их отображать на всех схемах одинаково (для однообразия и стройности схемы). Для унификации вешнего вида графических схем бизнес-процессов такие правила надо закрепить во внутреннем стандарте и следовать им. Чуть позже и приведу некоторые рекомендации по этому поводу. Теперь перерисуем нашу схему:

Мы видим, что оператор выполняет обработку входящего звонка, действуя в соответствии с правилами обработки входящих звонков и использует для этого программу «CRM». Ни входящих, ни исходящих документов при этом не используется.

Как я уже упоминал, одной из сильных сторон нотации являются элементы логики. Одновременно это и один из самых сложных для понимания моментов. Поэтому, сначала я приведу пример, а потом мы отдельно будем разбираться с элементами логики.

Пусть в нашем примере будет так: в случае заинтересованности клиента дальнейшую работу с ним проводит менеджер по продажам и выставляет коммерческое предложение, которое отправляет по почте с использованием почтового клиента «MS Outlook». Если заинтересованности нет, то обработка звонка завершена. В реальной жизни хорошо бы использовать и правила завершения звонка, но это я так, к слову, пока это упростим. Вот что получится:

Элементы логики в схемах нотации eEPC

Элементы логики просты, но есть свои особенности и правила, чтобы схема была логичной и однозначно истолкована. Самое важное правило, которому нужно придерживаться на 100%: логические решения могут приниматься только при выполнении функции. Т.е. после некоторого события не может быть разветвления. Почему? Потому, что в этом случае это противоречит самому понятию события - оно простое и мгновенное, без времени выполнения. Например, если зазвонил телефон, и человек сидит думает, брать ему трубку или не брать, теоретически это уже будет функцией, где он принимает решение. А практически, в том числе из здравого смысла, он нарушает правила обработки звонков, т.к. ему зарплату платят за то, чтобы он эти звонки обрабатывал, и нечего тут рассуждать (в целом как нарисовано на схеме).

Всего различается 3 элемента логики:

• И. Когда произойдут два или более события одновременно;
• ИЛИ. Когда могут произойти одно ли несколько событий, но как минимум одно должно произойти обязательно;
• ИСКЛЮЧАЮЩЕЕ ИЛИ. Либо одно, либо другое. Т.е. два варианта одновременно невозможны.

Как видите, существует два варианта графического представления элементов логики. Они ничем не отличаются, совершенно альтернативные. Я привел их оба, т.к. на практике в различных источниках можно увидеть оба варианта. Какой из них использовать, решать Вам. Мне больше нравится первый.

Теперь необходимо разобраться с применением элементов логики. Сначала рассмотрим встречающиеся варианты, затем перейдем к примеру. Разберем каждый элемент в отдельности.

Логический элемент «И». Когда для выполнения функции требуется одновременное выполнение нескольких событий:

Пример: Если закрыт отчетный период (событие 1) и наступил срок подачи отчета руководителю (событие 2), сотрудник готовит ежемесячный отчет.

Соединение элементов, если при выполнении функции, возникает несколько событий:

Пример: Завершена некоторая работа с заказчиком. Одновременно зафиксировано два события: взаиморасчеты сверены (событие 1), акт подписан (событие 2). На практике такое применение встречается не часто. Как правило, если в одной функции объединено много действий

Соединение элементов, если при выполнении нескольких функций, возникает событие:

Пример: Кладовщик собрал заказ (функция 1), оператор выписал документы (функция 2), товар готов к отгрузке (событие).

Соединение элементов, если возникновение одного события приводит к выполнению нескольких функций:

Пример: Поступила партия товара (событие). Одновременно начинается отгрузка ранее заказанного клиентами товара и размещение оставшегося на складе.

Логический элемент «ИЛИ».

Соединение элементов, если одно из событий может вызвать выполнение функции:

Пример: Поступила заявка по телефону (событие 1) или поступление заявки по электронной почте (событие 2) приведет к необходимости ее обрабатывать.

Соединение элементов, если одна функция может вызвать как минимум одно событие:

Пример: Подготовлен и отправлен товар счет для отправки клиенту. Счет мог быть отправлен по почте (событие 1), по факсу (событие 2).

Логический элемент «ИСКЛЮЧАЮЩЕЕ ИЛИ».

Соединение элементов, когда для выполнения функции необходимо одно и только одно из событий:

Пример: Клиент приехал в магазин лично (событие 1) или совершил заказ через интернет (событие 2). Необходимо выполнить отгрузку товара (функция 1).

Соединение элементов, если в результате выполнения функции происходит максимум одно из событий:

Пример: Решение либо принято либо нет.

Соединение элементов, если событие произойдет после того, как будет выполнена одна и только одна из функций.

Пример: Доставка товара осуществлена (событие 1) либо собственным транспортом (Функция 1), либо транспортной компанией (функция 2)

Корректное применение элементов логики требует определенной практики. Но это не сложно. Надо отметить, что не все рассмотренные комбинации широко применяются на практике (а вообще это определяется образом мышления аналитика). Попробуйте применить элементы логики на практике. Если будут трудности, напишите мне, постараюсь помочь.

Расширение нотации собственными элементами

Как я уже говорил, eEPC является не совсем нотацией, а именно правилами описания. И эти правила не запрещают добавлять собственные элементы на схему. Главное, чтобы эти элементы были понятными, и существовал документ, где такие расширения элеметов зафиксированы. Например, я использую следующие дополнительные элементы, которые возникали постепенно в процессе описания реальных процессов для различных задач, от простого описания для постановки задач для автоматизации.

Файл с данными. Используется, если в результате выполнения операции создается файл данных, или файл используется для выполнения операции.

База данных. Используется при описании информационных потоков между автоматизированными системами.

Картотека. Используется для отображения бумажной картотеки или архива.

Материальный поток. Используется для обозначения входящих и исходящих материальных потоков, а также ресурсов, потребляемых при выполнении процесса. Материальный поток отображается слева от сопровождающих его документов.

Кластер информации. Используется для обозначения структурированной информации (представление сущности). На диаграмме может применяться для обозначения документов, сформированных программным образом при использовании пользовательских приложений. В этом случае элемент «Кластер» располагается слева от соответствующего документа. Т.е. говорит о том, что пользователь не просто создал бумажный документ, но и создал его экземпляр в программе.

Соглашения о правилах размещения фигур на схеме

Сама по себе нотация eEPC не предъявляет жестких требованиях в расположении элементов друг относительно друга, хотя принято рисовать схему сверху вниз или слева направо. Есл это не унифицировать в случае работы нескольких специалистов, то может получиться своеобразный «винегрет». Что бы этого избежать, рекомендуется выработать и утвердить свои правила расположения элементов. Я придерживаюсь (и рекомендую) следующих правил:

• Последовательность событий и функций располагают сверху вниз (лучше) или слева направо (если не хватает места);
• Элементы, обозначающие исполнителей, располагаются справа от функций;
• Входящие документы слева вверху от функций; направление стрелки от документов к функции;
• Исходящие документы слева внизу от функций; направление стрелки от функции к документам;
• Элемент «Информация» располагается внизу справа от функции. Если места недостаточно, допускается произвольное расположение, как можно ближе к функции;
• Элемент «Приложение» располагается вверху справа от функций. (если для этого используется файловые хранилища, не являющиеся отчетами, то отображаются аналогично). Связь без стрелки.
• Элементы «База данных» и «Картотека» располагаются произвольно;
• Элемент «Материальный поток» располагается слева от сопровождающих его документов с привязкой к документу линией без стрелки;
• Элемент «Кластер» в случае использования в сочетании с фигурой «Документ» для обозначения документа в электронном виде располагается слева от соответствующего документа.

Например: Расчетчик заработной платы рассчитывает заработную плату на основании предоставленных ему документов «Бригадный наряд». При этом он руководствуется документом «Положение о заработной плате», расчет производит в программе «1С: ЗиК». Результатом расчета является документ «Ведомость».

Идентификация элементов на диаграмме

Как известно, грамотный подход к описанию бизнес-процессов предусматривает их идентификацию, т.е. когда каждый процесс имеет свое кодовое название. Соответственно, отдельные функции внутри процесса также имеют свои названия и идентификаторы.

Обязательной идентификации на диаграмме подлежат фигуры «Документ» и «Функция».

Документ идентифицируется посредством указания в левом верхнем углу кода отчета или документа в соответствии с реестром. Документы, полученные от поставщиков товаров и услуг (входящие), идентифицируются только по наименованию.

Функция идентифицируется указанием порядкового номера функции для данной группы процессов. Т.е. номер функции начинается всегда с кода группы процессов. Вопросы выявления групп процессов выходят за рамки данной статьи, мы рассмотрим их отдельно. Причем, научиться выявлять процессы следует до того, как Вы начнете их описывать, иначе может возникнуть стремление описать всю деятельность компании на одной диаграмме, как иногда пытаются сделать.

Поэтому, сейчас я лишь покажу на примере, как это может быть представлено на схеме. Вернемся к примеру с обработкой звонка. Предположим, что отделу продаж мы присвоили код «04», процессу обработки входящего контакта код «ВК». Тогда схема примет следующий вид (идентификация выделена красным для наглядности). Код документа при этом указывает на порядковые номер документа в общем реестре документов (мы это тоже будем рассматривать отдельно, когда доберемся до обследования системы документооборота).

Отображение обратной связи

При построении моделей часто возникает необходимость цикличного выполнения процесса по некоторому условию или необходимость отобразить деятельность лиц, принимающих решения. В этом случае речь идет об обратной связи. Для отображения обратной связи по управлению используется принцип «прямого включения» в процесс дополнительной функции управления с последующим ветвлением (используется логический элемент «Исключающие ИЛИ»). Например:

Текстовое описание процессов

Как бы мы не старались отобразить бизнес-процесс на схеме, добиться полной детализации не получится, иначе можно погрязнуть в бесконечных цепочках элементов и условий. Чтобы этого избежать, а также добавить к описанию процесса информацию, которую нельзя отобразить графически, описание дополняют текстовым сопровождением. Для этого разрабатывают различные текстовые шаблоны, которые заполняют в процессе описания. Формы таких шаблонно могут быть разными, включать в себя отдельные разделы с описанием входов и выходов, потребляемых ресурсов, используемом программном обеспечении и пр.

В простейшем случае шаблон описания бизнес-процесса может выглядеть так:

Бизнес-процесс:	Обработка входящего контакта	04.ВК
Функции процесса:
Наименование	Описание	Номер на схеме
Обработка входящего звонка	При поступлении входящего звонка оператор обрабатывает звонок в соответствии с правилам обработки входящих звонков. Выявляет интерес клиента, предоставляет информацию об услугах	04.ВК.01
Формирование коммерческого предложения	При наличии интереса клиента, оператор передает контакт менеджеру по продажам. Менеджер по продажам готовит коммерческое предложение и отправляет клиенту по электронной почте	04.ВК.02
Показатели процесса:
Наименование	Способ оценки / измерения
Количество отказов	Статистика по базе данных

За рамками данной статьи остались такие важные темы, как сбор информации, выделение бизнес-процессов, декомпозиция, выделение показателей. Данные вопросы мы обязательно будем изучать в дальнейших выпусках.

«Чем нагляднее передана информация, тем быстрее и точнее ее воспримет тот, кому она адресована». Эту истину давно и активно используют маркетологи, педагоги и исследователи. Не остались в стороне и менеджеры. В этой статье рассмотрена нотация EPC как один их наиболее популярных современных методов, который позволяет сделать описание сложной работы не только удобным, но и гораздо более точным и понятным всем участникам проекта или процесса.

История возникновения графических стандартов моделирования

Сейчас, когда темпы развития всех процессов в обществе растут и системы усложняются, управление как искусство воздействия на людей вынуждено приобретать еще и способности к системному управлению, схожему с управлением инженерными системами. В начале 90-х годов прошлого века в бизнес-лексикон вошло слово «реинжинирингМайкл Хаммер и Джеймс Чампи впервые ввели это определение в своей книге «Реинжиниринг корпорации» ». А вслед за ним появилось и понятие «инжиниринг» бизнеса. Если первое – это перепроектирование бизнес-процессов, то второе – проектирование эффективной организационной системы с нуля.

Эта тенденция свидетельствует о том, что давно и достаточно успешно ведется поиск методов описания и даже конструирования организации как системы. Если мы будем рассматривать менеджмент не только как искусство, но и как науку, то ему, как и любой другой научной дисциплине, нужны свои специфические системы обозначений для фиксации формул и законов. Такие системные решения с успехом используют инженеры во многих областях деятельности, химики, физики, математики и др.

Социально-экономическая система, коей является организация, гораздо более разнообразна, чем естественные науки, и единой формы записи «аксиом», управленческих формул так пока и не найдено. Но дорожка проложена. А начинается она со всем нам известных блок-схем, которые позволяют описать порядок действий для достижения заданного результата. Но, к сожалению, изобразительные возможности блок-схемы очень ограниченны, и она не позволяет отобразить всего многообразия элементов процесса управления бизнесом.

На сегодня вариантов блок-схем, с помощью которых можно изобразить взаимодействие людей и систем в процессе созидательной деятельности, разработано достаточно много. Они объединены в комплексы инструментов для того, чтобы более полно описать все аспекты деятельности предприятия. Такие инструментальные средства называют методологиями моделирования. Наиболее полными и известными являются три из них:

• ARIS (Architecture of Integrated Information Systems);
• SADT (Structured Analysis and Design Technique);
• UML (Unified Modeling Language).

(нажмите для увеличения)

Для полного и всестороннего описания деятельности предприятия приходится использовать разные графические стандарты, которые заложены в методологию и называются нотациями. Но для решения узких задач достаточно выбрать ту нотацию, которая и придумана для соответствующего описания. Выше вашему вниманию представлен один из графических видов нотаций, о которой речь пойдет в настоящей статье.

Особенности нотации EPC

Нотация моделирования EPC (Event-driven Process Chain) ориентирована на построение алгоритмов взаимодействия в процессе выполнения конкретной работы. Её главными элементами являются:

• события, которые запускают или завершают работу;
• действия (работа), которая переводит систему из одного состояния в другое;
• исполнители работы;
• ресурсы и результаты работы (входы и выходы).

Эта нотация является составной частью методологии ARIS, автор Вильгельм-Август Шеер, разработана в начале 1990-х гг. В конце предыдущего раздела на рисунке продемонстрирован общий вид процесса стандартизации работы с использованием нотации EPC. Рассмотрим особенности описания бизнес-процессов организации с помощью этой нотации. Даже не вникая в суть схемы, сразу бросается в глаза чередование красных и зелёных элементов – это и есть цепочка событий и процессов, заложенная в названии нотации. Состав элементов модели определяется четырьмя основными позициями.

Вполне вероятно, что в ходе описания модели процесса мы соберемся применить информационную систему. Тогда сможем её отобразить с помощью специальных трехуровневых наборов элементов (оранжевого цвета ).

1. ИС – информационная система.
2. Модуль ИС.
3. Функция ИС.

У баз данных традиционно есть свое изображение – в виде цилиндра. Хотя использование их без информационной системы и системы без базы данных на сегодня мне представляется невозможным. Для отображения логики переходов между функциями используются логические операторы, которые помогают конкретизировать условия выполнения параллельных работ или возникновения событий. Они показывают варианты слияния или ветвления как функций, так и событий. Логических операторов всего три: «И», «ИЛИ» и «Исключающее ИЛИ». В разных системах могут использоваться их разные графические обозначения.

Обозначение и использование логических операторов в нотации EPC

Алгоритм построения диаграммы EPC

Как мы видим, несомненным преимуществом данной нотации является интуитивно понятный набор элементов и правил построения диаграмм. Для создания диаграмм процессов рекомендуется использовать специальные программы для моделирования процессов. Для EPC это, в первую очередь, система ARIS. Но она дорогая и достаточно сложная, и для небольших периодических проектов по упорядочиванию деятельности подразделений не используется.

Простота и популярность нотации стимулировало создание других инструментов для рисования бизнес-процессов, в том числе в нотации EPC. Самым простым из них является Visio – один из шаблонов в нем так и называется – «Схема EPC». Наиболее полезным инструментом для меня является система Бизнес Студио. В ней, кроме возможности нарисовать процесс, можно автоматически сгенерировать документ (Регламент процесса) и рабочие инструкции для его участников, что заметно облегчает рутинную часть процесса разработки стандартов деятельности.

Цвета и обозначения вторичных элементов в разных программах могут немного отличаться, но общие правила всегда выдержаны. На представленном в первом разделе статьи примере нотации EPC отражен упрощенный алгоритм работы с данной нотацией. Давайте разберем его по шагам.

После выполнения всех шагов мы получаем детальный план выполнения процесса, понятный его исполнителям. А четко обозначенные события и результаты позволяют настроить точки контроля для всех значимых этапов процесса. И я вновь отсылаю вас к примеру визуальной модели, размещенной в начале статьи.

Преимущества и недостатки нотации EPC

Использование EPC помимо простоты и доступности имеет следующие преимущества.

1. Позволяет отразить все значимые организационные элементы на одной схеме (в отличие от простой блок-схемы).
2. Может использоваться на разных уровнях модели – описывать как глобальные процессы, так и делать детальные инструкции за счет того, что каждый функциональный блок может стать подпроцессом.
3. Легко делать сложные распараллеливания процесса, так как можно ввести любое количество событий в один ряд.

В то же время эта нотация не стала единственной и неповторимой в силу следующих недостатков.

1. Необходимость придумывать события на каждые даже незначительные действия сильно усложняет схему.
2. Вероятны организационные разрывы из-за неудобного отслеживания назначений.
3. Качественное прописывание входов и выходов приводит к перегрузке схемы прямоугольниками, стрелками, которые начинают пересекаться и тем самым еще сильнее усложняют восприятие схемы.
4. При распараллеливании работ очень сложно отразить исполнителей. Если один человек выполнят группу функций, картинка усложняется стрелками. Если присутствуют несколько исполнителей или мы не хотим рисовать длинные стрелки, приходится дублировать «овальчики» с исполнителями. Все это очень скоро может привести к полной неразберихе на схеме.

По своему опыту, я могу сказать, что локальные рабочие процедуры, нарисованные в данной нотации, вполне удобны как для разработчика, так и для пользователя инструкции. Нотация подойдет и для проект-менеджеров, поскольку позволяет им наглядно планировать распределение работ в проекте на интуитивно понятном для разных участников проекта языке. А для разработки более сложной многоуровневой модели деятельности предприятия больше подходят другие нотации моделирования, которые мы рассмотрим в следующих статьях.

---